10, 15, 20 ou 50 ans… Qu’importe son âge, un anniversaire est un moment important pour une entreprise. C’est l’occasion idéale de retracer son historique, mais aussi d’aborder son avenir. Contrairement aux idées reçues, cette date officielle imprégnée de nostalgie donne aux collaborateurs d’importants repères pour comprendre le présent et envisager le futur. L’histoire donne une âme et un caractère à votre société, c’est le socle principal de votre culture.

Alors pourquoi ne pas la mettre en avant lors d’un événement marquant ?

Suivez le guide :

Définir les objectifs de l’événement

Ressortir le passé et en faire du story-telling ne peut être une fin en soi. Votre événement doit participer à votre stratégie globale de communication et servir un ou plusieurs des objectifs suivants :

  • Fédérer les équipes

    Burn-out, management difficile, temps de crise qui se répercute sur le travail… Les entreprises ont de plus en plus de mal à créer du lien, à motiver et à valoriser les collaborateurs. Cette célébration peut être un moment privilégié d’échanges, un lieu de rencontres et de synergies entre collaborateurs et un excellent moyen de valoriser les salariés.

  • Remercier les clients

    Pas de client, pas d’entreprise. Vous leur devez donc votre réussite, votre notoriété, vos souvenirs, votre expertise… bref, votre existence. L’anniversaire est l’occasion parfaite pour les remercier en leur offrant un moment de détente et en les considérant durant l’événement.

  • Travailler l’image

    Quoi de mieux qu’un événement réussi pour dorer votre image ? L’anniversaire d’entreprise est l’occasion idéale pour faire passer votre message, affirmer votre positionnement, et expliquer vos axes de développement. En effet, l’événement doit refléter vos projets, vos expertises et ainsi mettre en valeur votre identité.

  • Accroître la notoriété

    Si la communication pré et post-événement est bien menée, la notoriété de votre entreprise peut considérablement augmenter. Pour cela, la promotion de l’anniversaire auprès des cibles relais (presse, influenceurs, partenaires de l’événements) est indispensable.

Et en plus, l’anniversaire d’entreprise est un excellent prétexte pour faire la fête

 

Prenons comme exemple les 10 ans de notre agence de communication à Lyon, La Mobylette Jaune, qui ont eu lieu le 8 juin 2017. Notre objectif était triple : remercier nos clients, actualiser notre image et accroître notre notoriété sur la région Rhône-Alpes.

 

Déterminer le concept de l’événement

Quel type d’événement ? Quel nom ? Quels temps forts ? Quelles parties prenantes à inviter ? Quel thème ? Quelle date ? Quel budget ? Autant de questions pragmatiques auxquelles il est nécessaire de répondre pour que les bases de votre anniversaire d’entreprise soient posées et que la suite de l’organisation se déroule sans malentendu. Les réponses découlent directement de votre stratégie globale d’entreprise ainsi que des objectifs de votre événement.

 

Chez La Mobylette Jaune, nous avons décidé d’organiser un événement festif et expérientiel orienté vers la technologie et l’innovation, afin de coller à notre positionnement et à nos expertises. Ainsi, plusieurs animations ont rythmé la soirée : atelier de réalité virtuelle, retro-gaming, studio photo 360°, démonstration drone, réalité augmentée, jeu interactif sur le thème de la typographie… Le tout accompagné de musique electro-house et de consommations. Compte tenu de notre univers créatif, de nos projets imaginatifs et de notre caractère rêveur, le thème choisi nous a tout de suite paru évident : le retour en enfance. Ainsi, la décoration s’est voulue enfantine et innocente. Fanions, pêche aux canards, candy bar… et du jaune !

Comment nommer cette soirée tech nostalgique ? Les Yellow Vibes.

 

 

Créer la charte graphique de l’événement

Pour communiquer sur votre événement, il vous faut des visuels différenciants en cohérence avec le nom et le concept de votre événement. Afin de conduire une communication complète et efficace, prévoyez une invitation mail ou print, une affiche, des déclinaisons pour les réseaux sociaux, une signature mail et pourquoi pas un teaser vidéo. Il faut également veiller à ce que votre charte graphique soit facilement adaptable au teasing sur les réseaux sociaux.

N’hésitez pas à vous balader sur Pinterest afin de trouver l’inspiration.

 

Chez l’agence de communication lyonnaise La Mobylette Jaune, pour nos Yellow Vibes, nous avons réalisé une affiche moderne rappelant l’agence avec la couleur jaune, la technologie avec le casque de réalité virtuelle et l’enfance avec la sucette. Les informations pratiques ainsi que les partenaires de l’événement figurent sur le visuel que nous avons décliné en invitation et en bannières pour les réseaux sociaux.

 

Affiche Yellow Vibes

 

Envoyer les invitations

Après avoir bien identifié les différents aspects de l’événement, les partenaires de l’événement et les cibles à atteindre, il est temps de convier les participants.

Si votre événement se veut intime et privé, les invitations personnalisées sont de rigueur. En effet, oubliez l’inbound marketing pour les clients, collaborateurs et partenaires, il vous faut contacter vos invités par mail, téléphone ou en personne. Pour permettre d’effectuer des relances, tenez un tableau des invités en mettant à jour leurs réponses

Si votre événement est ouvert à tous et que votre objectif est d’attirer un maximum de monde, les grands canaux sont à privilégiés. Les réseaux sociaux, les relations presse, l’affichage… Créez un événement Facebook, montrez-vous !

Un anniversaire d’entreprise est un sujet intéressant pour les journalistes. Quoi de mieux pour eux qu’une petite interview du dirigeant autour d’un verre ou d’un buffet ? Pensez donc au communiqué de presse qui décrira votre événement, retracera l’histoire de votre entreprise et conviera les journalistes à votre anniversaire.

 

À La Mobylette Jaune, après avoir discuté des objectifs, nous avons jugé pertinent d’ouvrir cet événement au public, tout en invitant personnellement nos partenaires, clients et nos cibles relais. Comme on dit : plus on est de monde plus on rit !

 

Événement Facebook Yellow Vibes
L’événement Facebook « Yellow Vibes »

 

Réaliser un teasing de l’événement

Une fois les invitations envoyées, l’événement Facebook créé et le communiqué diffusé, place au teasing ! L’objectif ici est de donner envie aux invités de venir à votre événement. Ne pas hésiter donc à mettre en avant les animations, à présenter les partenaires (qui vous citeront en retour), à refléter l’état d’esprit de la journée/soirée via un champ lexical et un ton bien choisis… Encore une fois, les réseaux sociaux jouent un rôle primordial avec, par exemple, l’utilisation d’un hashtag dédié. Mais le teasing peut également s’opérer via du street-marketing, de l’affichage, un journal interne ou des mails selon votre cible.

Pour les événements publics, les influenceurs s’avèrent être une arme imparable. En choisissant les bons profils de tweetos, blogueurs, instagrameurs… vous pouvez toucher une partie plus importante de votre cible d’invités.

Si votre événement se veut conséquent et que votre contenu de teasing est très massif, vous pouvez créer un site événementiel dédié afin de stocker les informations avant de les relayer sur les réseaux sociaux.

 

Pour les Yellow Vibes de notre agence de communication Lyonnaise, nous avons mis en place un planning de publications pour les réseaux sociaux constitué de gifs animés, présentations de partenaires, et annonces de temps forts. Le tout bien évidemment dans la charte graphique et l’esprit de notre soirée.

 

 

Communiquer pendant l’événement

La communication est à soigner pendant l’événement aussi. Il faut bien sûr couvrir l’événement en photos et vidéos en prévision d’un retour en images, mais pas seulement.

Ne perdez pas de vue vos objectifs. Si un de vos objectifs est la notoriété, il faut raisonner « interactions » et inciter les participants à parler de l’événement. Le live (via Facebook par exemple) permettra de donner de la visibilité à votre événement en temps réel et de générer des commentaires. Pourquoi ne pas diffuser ce live sur un écran sur le lieu de l’événement ? Pensez également à utiliser Twitter en rappelant pendant l’anniversaire le hashtag dédié et en créant un tweetwall diffusé sur un écran. Pour aller encore plus loin, des jeux concours peuvent être mis en place. Par exemple, la barre des 200 likes passée sur votre page Facebook, des cadeaux sont offerts aux participants. Cela génère beaucoup d’engagement.

compteur de likes
Un compteur de Likes Facebook

 

À La Mobylette Jaune, nous avons mis en place un tweetwall ainsi qu’un jeu-concours en réalité augmentée permettant aux joueurs de gagner des t-shirts, des bières, un Makey Makey et la production d’un film de 30 secondes. Ce jeu, réalisé avec l’application Aurasma, consistait à retrouver des objets dans la soirée et à les viser avec la caméra de son smartphone. Une fois le gain dévoilé, il suffisait de le tweeter avec #YELLOWVIBES. Un Facebook live a également été tourné.

Voici des exemples des éléments apparaissant lorsque l’utilisateur visait le déclencheur pendant la soirée :

Et pour pouvoir récupérer son lot …

Madonna danse t-shit gagné
Exemple de tweet partagé pendant la soirée grâce au jeu en réalité augmentée

 

La communication post-événement

Ce n’est pas fini ! Pour récolter tous les fruits de cet événement, la communication post-anniversaire est de mise. Grâce à la couverture pendant l’événement, un retour en images vidéo et un reportage photos peuvent être diffusés sur les réseaux, sur le site internet, sur l’intranet, et même par mail.

Des remerciements aux partenaires ainsi qu’aux participants donneront un visage humain et accessible à votre entreprise.

Afin de vérifier l’influence des relations presse, il est important d’analyser les retombées presse et de diffuser les articles dans lesquels vous êtes cités. Et si les résultats ne vous conviennent pas, rien ne vous empêche de diffuser un nouveau communiqué « Retour sur l’événement ».

Enfin, si une borne à photos a été installée à votre événement, vous pouvez être sûr que des participants posteront ces photos.

 

Chez La Mobylette Jaune, nous avons communiqué après-coup avec des photos et une vidéo. Cette vidéo reflète très bien l’ambiance de la soirée et en présente les animations. Nous avons également partagé sur les réseaux les articles relatant notre agence de communication à Lyon.

 

 

Article La Mobylette jaune dans Le Progrès
Article sur La Mobylette Jaune dans Le Progrès du 12/06/17

 

Alors, envie de fêter votre anniversaire d’entreprise ? Vous pouvez l’organiser vous-même ou bien le confier à une agence de communication comme La Mobylette Jaune. L’important est que votre culture d’entreprise soit mise en valeur et que votre anniversaire reflète votre identité.

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